Ihre Systeme reden nicht miteinander? Wir bauen die Brücken.
In den meisten mittelständischen Betrieben ist über die Jahre eine ganze Landschaft an Software gewachsen: ein Programm für die Lohnabrechnung, ein anderes für die Stempeluhr, eine Branchenlösung fürs Tagesgeschäft, dazu Excel-Listen für den Dienstplan und WhatsApp-Gruppen für die kurzfristige Abstimmung. Jedes System für sich funktioniert irgendwie. Das Problem entsteht dazwischen: Dieselben Daten werden mehrfach eingetippt, Stunden stimmen am Monatsende nicht überein, und niemand hat einen verlässlichen Echtzeit-Überblick.
Onterion AI ist Ihr operatives Software-Studio aus Essen im Ruhrgebiet, bundesweit umsetzend. Wir verbinden Ihre Fachsysteme zu einer durchgängigen Plattform: mit sauberen Datenmodellen, belastbaren Schnittstellen und einer Datenarchitektur, die mit Ihrem Betrieb mitwächst. Geschäftsführer Serkan Parlak und sein Team bauen die technische Klammer, die aus Insellösungen ein zusammenhängendes System macht.
Bestehende Software bleibt, wo sie sinnvoll ist
Systemintegration im Mittelstand heißt für uns nicht: alles wegwerfen und neu kaufen. Im Gegenteil. Wenn Ihre Lohnsoftware läuft, Ihre Branchenlösung Ihre Abläufe abbildet und Ihre Stempeluhr ihren Dienst tut, dann behalten Sie diese Systeme. Wir bauen die Brücken dazwischen, sodass Daten sauber und automatisch fließen, statt von Hand übertragen zu werden.
Für jeden Baustein in Ihrer Landschaft entscheiden wir gemeinsam mit Ihnen: behalten, anbinden oder ersetzen. Oft ist die Antwort eine Mischung. Eine bewährte Lösung bleibt im Einsatz und wird per Schnittstelle eingebunden, während eine fragile Excel-Datei durch eine maßgeschneiderte Web-Applikation abgelöst wird. So vermeiden Sie das Risiko eines großen Komplettumstiegs und gewinnen Schritt für Schritt einen durchgängigen Datenfluss.
Saubere Datenarchitektur als Fundament
Bevor Daten fließen, muss klar sein, welche Daten es überhaupt gibt und was sie bedeuten. Genau hier setzen wir an. Wir modellieren Ihre operative Realität: Mitarbeitende, Qualifikationen, Standorte, Schichten, Verträge, Zuschlagsregeln, Soll- und Ist-Stunden. Ein durchdachtes Datenmodell ist die Voraussetzung dafür, dass Auswertungen stimmen, Schnittstellen verlässlich funktionieren und neue Anforderungen später ohne Bruch ergänzt werden können.
Aus diesem Fundament entstehen die operativen Systeme, die Sie im Tagesgeschäft tatsächlich brauchen, von der digitalen Einsatz- und Schichtplanung bis zum operativen Cockpit mit Echtzeit-Dashboard. Die Datenarchitektur sorgt dafür, dass alle diese Bausteine auf derselben, konsistenten Datenbasis arbeiten.
Typische Integrationsszenarien im Mittelstand
So unterschiedlich die Betriebe sind, so ähnlich sind die Bruchstellen. Diese Szenarien begegnen uns immer wieder — einzeln oder in Kombination:
Lohn und Buchhaltung anbinden
Stunden, Zuschläge und Abwesenheiten müssen am Monatsende zur Lohnsoftware oder zur Steuerkanzlei. Statt Listen zu exportieren, umzuformatieren und nachzutippen, bauen wir eine Übergabe, die zum Format Ihrer Lohnsoftware passt — geprüft und exportfertig.
Zeiterfassung und Terminals verbinden
Stempeluhr, Terminal oder mobile Erfassung liefern Ist-Zeiten, die zum geplanten Dienst gehören. Wir führen beide Welten zusammen, damit Soll und Ist automatisch aufeinandertreffen, statt in getrennten Systemen zu verstauben.
ERP, Warenwirtschaft und Branchensoftware
Auftrags-, Kunden- oder Materialdaten liegen oft in einem ERP oder einer Branchenlösung, die bleiben soll. Wir binden diese Quellen an, sodass Ihre operativen Tools mit denselben aktuellen Daten arbeiten — ohne Doppelpflege.
KI-Module sauber einbinden
Wenn KI eine Aufgabe übernehmen soll — Dokumente auslesen, Anfragen klassifizieren, Prognosen liefern — braucht sie sauberen Zugriff auf die richtigen Daten. Wir schaffen die Anbindung, die das möglich macht. Mehr dazu unter KI-Lösungen und Custom-Tools sowie im Ratgeber KI-Integration in bestehende Software.
Zeiterfassung, die direkt mit dem Dienstplan zusammenarbeitet
Zeiterfassung und Dienstplan getrennt zu führen, kostet jeden Monat unnötige Arbeit und produziert Abweichungen. Wir bauen die Zeiterfassung so, dass sie unmittelbar mit Ihrer Planung verzahnt ist. Geplante Schichten werden zu erfassten Stunden, Abweichungen sind sofort sichtbar, und niemand muss am Monatsende Listen abgleichen.
- Soll-Ist-Abgleich: Geplante Schicht trifft auf tatsächlich geleistete Zeit, transparent und nachvollziehbar.
- Stundenkonten: Über- und Minusstunden laufen automatisch mit, pro Mitarbeitendem und pro Team.
- Zuschläge und Regeln: Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge werden nach Ihren betrieblichen Regeln berechnet, nicht von Hand geschätzt.
- Erfassung dort, wo gearbeitet wird: per Terminal, am Standort oder mobil im Einsatz, je nach Ihrem Betrieb.
So lösen Sie Excel-Stundenlisten ab und behalten gleichzeitig den Überblick darüber, ob Ihre Planung arbeitszeitgesetz-konform bleibt: Ruhezeiten, Pausen und Höchstarbeitszeiten lassen sich anhand der erfassten Daten überwachen.
Exportfertige Stunden für Lohnbüro und Steuerkanzlei
Am Ende des Monats zählt, dass die Zahlen stimmen und ohne Reibung weiterverarbeitet werden können. Wir bereiten Soll- und Ist-Stunden, Stundenkonten und Zuschläge so auf, dass sie exportfertig an Ihr Lohnbüro oder Ihre Steuerkanzlei übergeben werden. Statt Daten manuell zu übertragen und nachzurechnen, übergeben Sie eine geprüfte, strukturierte Grundlage.
Welches Format und welche Schnittstelle dafür nötig sind, richten wir nach Ihrer bestehenden Lohnsoftware und den Anforderungen Ihrer Kanzlei aus. Das spart in der Lohnvorbereitung jeden Monat spürbar Zeit und reduziert Rückfragen und Korrekturen.
Was Systemintegration konkret spart
Der Nutzen von Integration lässt sich benennen, ohne mit erfundenen Zahlen zu arbeiten. Er entsteht an vier Stellen, die in fast jedem Betrieb Geld und Nerven kosten:
- Doppelte Erfassung fällt weg: Daten, die heute mehrfach eingetippt werden, werden einmal erfasst und fließen weiter.
- Weniger Übertragungsfehler: Wo nichts mehr abgetippt wird, entstehen keine Zahlendreher, die später aufwendig gesucht werden müssen.
- Schnellerer Monatsabschluss: Wenn Stunden, Zuschläge und Abwesenheiten sauber zusammenlaufen, verkürzt sich die Lohnvorbereitung deutlich.
- Ein verlässliches Lagebild: Alle arbeiten mit denselben aktuellen Zahlen, statt sich auf eine von fünf Excel-Versionen zu verlassen.
Wie viel das in Ihrem Fall ausmacht, hängt an Ihren Mengen. Eine erste Einschätzung liefert der KI-Automatisierungs-ROI-Rechner: Er zeigt eingesparte Stunden, jährliche Einsparung und Amortisationszeit einer Automatisierung.
So gehen wir vor
1. Bestandsaufnahme
Wir schauen uns gemeinsam an, welche Systeme im Einsatz sind, welche Daten wo entstehen und wo heute doppelt erfasst oder von Hand übertragen wird.
2. Datenmodell und Schnittstellenkonzept
Wir entwerfen die Datenarchitektur und legen fest, welche Systeme angebunden, welche ersetzt und welche Brücken gebaut werden.
3. Bauen und Anbinden
Wir entwickeln die Schnittstellen und die nötigen Web-Applikationen, integrieren die Zeiterfassung und sorgen für einen sauberen Datenfluss bis zur Lohnübergabe.
4. Einführung und Begleitung
Wir begleiten den Start im laufenden Betrieb, schulen Ihr Team und bauen nach, wo die Praxis es zeigt. DSGVO-Konformität ist dabei selbstverständlicher Standard.
Wo eine ganze gewachsene Landschaft abgelöst werden soll, geht das schrittweise statt im Big Bang — mehr dazu auf der Seite Software-Modernisierung und MVP-Entwicklung.
Häufige Fragen
Müssen wir unsere bestehende Software abschaffen?
Nein. Bewährte Systeme bleiben im Einsatz, wenn das sinnvoll ist. Wir binden sie über Schnittstellen an. Ersetzt wird nur, was Ihnen mehr Probleme macht als Nutzen bringt, etwa fragile Excel-Lösungen.
Lässt sich unsere vorhandene Lohnsoftware anbinden?
In aller Regel ja. Wir richten den Export von Stunden, Stundenkonten und Zuschlägen nach den Anforderungen Ihrer Lohnsoftware und Ihrer Steuerkanzlei aus, sodass die Übergabe ohne manuelles Nachtippen funktioniert.
Gehört die Zeiterfassung dazu oder ist das ein eigenes Produkt?
Wir bauen die Zeiterfassung als integralen Teil Ihrer Plattform, direkt verzahnt mit dem Dienstplan. So entsteht ein durchgängiger Weg von der Planung über die erfasste Zeit bis zur Lohnvorbereitung.
Was ist, wenn ein System keine offene Schnittstelle hat?
Auch das ist meist lösbar. Wo eine dokumentierte Schnittstelle fehlt, arbeiten wir mit Import- und Export-Formaten, Datenbank-Zugriffen oder anderen Wegen, die zum jeweiligen System passen. Was möglich ist, klären wir in der Bestandsaufnahme konkret.
Hilft die Integration auch beim Arbeitszeitgesetz?
Ja. Wenn geplante und erfasste Zeiten in einem System zusammenlaufen, lassen sich Ruhezeiten, Pausen und Höchstarbeitszeiten überwachen und die Verteilung der Stunden transparent und fair gestalten.
Sind Sie nur im Ruhrgebiet tätig?
Wir sitzen in Essen und sind im Ruhrgebiet und in ganz NRW gut erreichbar, setzen Projekte aber bundesweit um.
Lassen Sie uns Ihre Systemlandschaft anschauen
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, welche Systeme Sie im Einsatz haben, wo es heute hakt und wie eine durchgängige Plattform mit integrierter Zeiterfassung für Ihren Betrieb aussehen kann. Auf Wunsch zeigen wir Ihnen direkt eine Live-Demo unserer Planungs-App.