Arbeitszeiterfassung: Pflicht, Methoden und Umsetzung im KMU

Von Onterion AI · KI-Automatisierung & KI-Lösungen für den Mittelstand.

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 ist klar: Arbeitgeber in Deutschland müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Viele Geschäftsführer im Mittelstand warten seither auf ein konkretes Gesetz – und übersehen dabei, dass die Pflicht bereits heute besteht. Dieser Leitfaden erklärt, woraus sich die Erfassungspflicht ergibt, welche Methoden sich eignen und wie Sie die Umsetzung pragmatisch angehen.

Worauf sich die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung stützt

Den Anstoß gab der Europäische Gerichtshof: 2019 entschied er im sogenannten Stechuhr-Urteil (C-55/18), dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber zu einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen System der Zeiterfassung verpflichten müssen. Das BAG leitete daraus 2022 eine bereits geltende Pflicht ab – und stützte sie auf das Arbeitsschutzgesetz (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG). Die Kernaussage: Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und damit die Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen.

Diese Pflicht gilt unabhängig von einem neuen Gesetz. Ein Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes wurde 2023 vorgelegt, das Gesetzgebungsverfahren war jedoch lange nicht abgeschlossen. Prüfen Sie den aktuellen Stand, bevor Sie sich auf konkrete Detailregelungen – etwa zur elektronischen Form oder zu Übergangsfristen – verlassen. Die grundsätzliche Erfassungspflicht besteht so oder so.

Wichtig: Teilpflichten gab es schon vorher. Nach § 16 Arbeitszeitgesetz muss die über acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit sowie Arbeit an Sonn- und Feiertagen dokumentiert werden. Das Mindestlohngesetz verlangt in bestimmten Branchen und für Minijobs eine vollständige Aufzeichnung. Die BAG-Entscheidung weitet die Pflicht auf die gesamte Arbeitszeit aller Beschäftigten aus.

Was konkret erfasst werden muss

Im Kern geht es um drei Angaben pro Arbeitstag:

Beginn der Arbeitszeit
Ende der Arbeitszeit
Dauer – und damit auch die eingelegten Pausen, da diese nicht zur Arbeitszeit zählen

Das BAG hat keine bestimmte technische Form vorgeschrieben. Eine elektronische Erfassung ist nach dem Urteil nicht zwingend; theoretisch genügt auch eine Aufzeichnung auf Papier. In der Praxis ist eine digitale Lösung aber meist sinnvoller, weil sie auswertbar, manipulationsärmer und weniger fehleranfällig ist. Die Aufzeichnung darf an die Beschäftigten delegiert werden – die Verantwortung für ein funktionierendes System bleibt jedoch beim Arbeitgeber.

Welche Methoden für KMU infrage kommen

Die richtige Methode hängt von Betriebsgröße, Branche und Arbeitsweise ab. Drei gängige Wege:

1. Tabelle oder Stundenzettel

Für sehr kleine Teams ist eine strukturierte Excel-Tabelle oder ein Papierformular ein zulässiger Einstieg. Der Nachteil: hoher manueller Aufwand, schwierige Auswertung und ein reales Risiko von Lücken und nachträglichen Korrekturen. Spätestens ab einer Handvoll Mitarbeitenden stößt diese Variante an Grenzen.

2. Zeiterfassungs-Software oder App

Digitale Lösungen lassen Beschäftigte per Browser, App oder Terminal ein- und ausstempeln. Sie berechnen Salden, weisen auf Verstöße gegen Ruhezeiten oder Höchstarbeitszeiten hin und erleichtern die Lohnabrechnung. Für mobile Teams – etwa im Außendienst, Handwerk oder in der ambulanten Pflege – ist eine App mit Standortbezug oft die praktikabelste Wahl.

3. Integration in vorhandene Systeme

Wer bereits eine Dienstplan- oder Personalsoftware nutzt, sollte prüfen, ob die Zeiterfassung dort integriert ist. Der Vorteil: Soll- und Ist-Zeiten lassen sich direkt vergleichen, und Daten müssen nicht doppelt gepflegt werden. Das reduziert Fehler und Abstimmungsaufwand erheblich.

Datenschutz und Mitbestimmung nicht vergessen

Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten. Erfassen Sie nur, was erforderlich ist, definieren Sie Löschfristen und sichern Sie den Zugriff. Von Biometrie (etwa Fingerabdruck) ist im Regelfall abzuraten, da sie besonders sensibel ist und hohe Anforderungen stellt. Existiert ein Betriebsrat, hat dieser bei der Einführung technischer Erfassungssysteme ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Betriebsverfassungsgesetz – binden Sie ihn frühzeitig ein, sonst drohen Verzögerungen.

Vertrauensarbeitszeit – ist das noch möglich?

Vertrauensarbeitszeit bleibt grundsätzlich zulässig, muss aber mit der Erfassungspflicht vereinbar sein. Das bedeutet: Beschäftigte teilen sich ihre Zeit weiterhin frei ein, dokumentieren aber Beginn, Ende und Dauer. Der Arbeitgeber verzichtet auf eine permanente Kontrolle der Lage der Arbeitszeit, nicht jedoch auf die Aufzeichnung selbst. Reine Vertrauensarbeitszeit ohne jede Erfassung ist nach der aktuellen Rechtslage nicht mehr haltbar.

In fünf Schritten zur rechtssicheren Umsetzung

Bestandsaufnahme: Wie wird die Arbeitszeit heute erfasst? Wo gibt es Lücken bei Pausen, Überstunden oder mobilem Arbeiten?
Methode wählen: Passend zu Teamgröße und Arbeitsweise – lieber eine einfache, akzeptierte Lösung als ein überfrachtetes System.
Datenschutz klären: Verarbeitungsverzeichnis ergänzen, Löschkonzept festlegen, Zugriffe begrenzen.
Mitbestimmung beachten: Betriebsrat einbinden, Regeln transparent kommunizieren.
Einführen und schulen: Beschäftigte erklären, warum und wie erfasst wird – Akzeptanz entscheidet über die Datenqualität.

Fazit

Die Arbeitszeiterfassung ist keine ferne Zukunftsaufgabe, sondern eine bereits bestehende Pflicht. Wer jetzt eine schlanke, datenschutzkonforme Lösung etabliert, erfüllt nicht nur gesetzliche Anforderungen, sondern gewinnt auch verlässliche Daten für Dienstplanung, Lohnabrechnung und Personalplanung. Klären Sie offene rechtliche Detailfragen im Zweifel mit fachkundiger Beratung – die Grundsatzentscheidung, überhaupt sauber zu erfassen, sollten Sie aber nicht aufschieben.

Weiterführend: KI-Telefonassistent für KMU: Anrufe automatisch annehmen