Dienstplanung für die Pflege — gebaut für 3-Schicht-Betrieb, Fachkraftquote und Ruhezeiten
In der Pflege entscheidet der Dienstplan über die Versorgungsqualität — und über den Stresspegel Ihres Teams. Wer ambulant oder stationär plant, jongliert mit Früh-, Spät- und Nachtdiensten, mit Qualifikationen und Fachkraftquote, mit kurzfristigen Krankheitsausfällen und mit gesetzlichen Ruhezeiten. Excel, Papierpläne und WhatsApp-Gruppen halten das nicht mehr zusammen.
Onterion AI baut Ihnen ein digitales Dienstplanungs-System, das genau auf den Pflegealltag zugeschnitten ist. Keine Software von der Stange, in die Sie Ihren Betrieb hineinpressen — sondern eine maßgeschneiderte Web-Applikation, die Ihre Abläufe, Ihre Touren und Ihre Stationen abbildet. Wir sind Ihr operatives Software-Studio aus Essen im Ruhrgebiet und setzen bundesweit um.
Warum der Dienstplan Pflege so schwierig ist
Pflege ist Personaleinsatzplanung im Hochlauf — rund um die Uhr, sieben Tage die Woche. Diese Punkte machen die Schichtplanung in Pflege und Care besonders anspruchsvoll:
- 3-Schicht-Betrieb ohne Lücken: Früh, Spät und Nacht müssen lückenlos und in der richtigen Stärke besetzt sein — auch an Wochenenden und Feiertagen.
- Qualifikation und Fachkraftquote: Nicht jede Schicht lässt sich mit jeder Person besetzen. Examinierte Fachkräfte, Pflegehilfskräfte, Auszubildende und Qualifikationen müssen je Dienst passend kombiniert werden.
- Ruhezeiten und Arbeitszeitgesetz: Elf Stunden Ruhe zwischen den Diensten, Pausen, Höchstarbeitszeiten — bei manueller Planung schleichen sich Verstöße schnell ein, gerade beim Tausch von Spät auf Früh.
- Last-Minute-Ausfälle: Eine Krankmeldung um sechs Uhr morgens, und die ganze Früh-Schicht steht auf der Kippe. Wer ist verfügbar, qualifiziert und nicht in der Ruhezeit?
- Springer und Pool-Kräfte: Sie sind die Rettung — aber nur, wenn klar ist, wer wann einspringen kann und darf.
- Tourenplanung in der ambulanten Pflege: Hier kommt zur Schicht die Route dazu: Klientinnen und Klienten, Zeitfenster, Leistungen, Fahrwege und passende Qualifikation pro Tour.
- Faire Verteilung: Wochenenddienste, Nachtdienste und unbeliebte Schichten gerecht zu verteilen, ist eine Daueraufgabe — und ein häufiger Grund für Frust und Kündigungen.
Was wir bauen — Dienstplan Pflege ohne Excel
Wir entwickeln eine individuelle Pflegesoftware für Ihre Dienst- und Schichtplanung, die im Browser und auf dem Smartphone läuft. Je nach Bedarf bringen wir folgende Bausteine mit:
Schichtplanung mit Regeln statt Bauchgefühl
- Dienstplan-Erstellung per Drag & Drop, mit Vorlagen für wiederkehrende Wochenrhythmen
- Hinterlegte Qualifikationen, sodass nur passende Personen für eine Schicht vorgeschlagen werden
- Sichtbare Soll- und Ist-Besetzung je Schicht, Station oder Tour — Unterbesetzung fällt sofort auf
Krankheitsausfall-Schicht schnell nachbesetzen
Fällt jemand aus, zeigt das System, wer verfügbar, qualifiziert und arbeitszeitrechtlich einsetzbar ist. Die hinterlegte operative Logik schlägt passende Springer und Pool-Kräfte vor und erkennt Konflikte, bevor sie entstehen — die Entscheidung treffen Sie, aber Sie verlieren keine Zeit mehr mit der Suche.
Schichttausch-App fürs Team
Ihre Mitarbeitenden tauschen Dienste über die App — mit Freigabe durch die Leitung und automatischer Prüfung von Qualifikation und Ruhezeiten. Schluss mit dem Hin und Her in der WhatsApp-Gruppe.
Tourenplanung für die ambulante Pflege
Für ambulante Dienste verbinden wir Schicht- und Tourenplanung: Klientinnen und Klienten, Zeitfenster, Leistungen und Qualifikationen werden zu sinnvollen Touren zusammengefasst. So fahren die richtigen Kräfte die richtigen Routen — ohne Doppelfahrten und ohne Lücken.
Zeiterfassung und Dienstplan in einem System
Geplante und tatsächliche Zeiten laufen zusammen. Stunden, Zuschläge und Auswertungen entstehen auf Knopfdruck statt durch manuelles Nachrechnen am Monatsende. Mehr zur digitalen Einsatz- und Schichtplanung finden Sie auf unserer Übersichtsseite.
Compliance ist mitgeplant, nicht nachgereicht
In der Pflege ist ein arbeitszeitgesetz-konformer Dienstplan kein Komfort, sondern Pflicht. Wir bauen die Regeln direkt in Ihr System ein:
- Ruhezeiten und Pausen: Das System warnt, wenn ein Dienst die gesetzliche Ruhezeit oder Höchstarbeitszeit verletzen würde.
- Mindestbesetzung und Fachkraftquote: Hinterlegte Vorgaben je Schicht und Station machen Unterbesetzung sofort sichtbar.
- Faire Verteilung und Zuschläge: Wochenend-, Nacht- und Feiertagsdienste werden transparent verteilt und korrekt für die Abrechnung erfasst.
- Datenschutz als Standard: Ihre Personaldaten werden DSGVO-konform und auf Servern in Deutschland verarbeitet.
Ihr Nutzen im Pflegealltag
- Stunden gespart bei jeder Planungsrunde — Zeit, die der Versorgung zugutekommt
- Weniger Ausfälle, die zur Krise werden, weil die Nachbesetzung in Minuten statt in Telefonketten läuft
- Weniger rechtliches Risiko durch automatische Prüfung von Ruhezeiten und Besetzung
- Zufriedeneres Team durch faire, transparente und planbare Dienste
- Maßgeschneidert auf ambulant oder stationär — und auf Ihre Strukturen, nicht auf einen Standard
Was sich in der Pflege rechnet
Personal ist in der Pflege die knappste Ressource — und der größte Kostenblock. Deshalb zählt jede Stunde, die nicht in der Planung und in Ausfall-Telefonaten versickert, und jede Kraft, die im Beruf bleibt, weil die Dienste fair und planbar sind. Genau hier setzt eine gute Dienstplan-Software an: Sie spart Planungszeit, verkürzt die Nachbesetzung und macht die Verteilung transparent — was nachweislich zur Bindung beiträgt. Diese Effekte wiegen in der Pflege oft schwerer als die reine Zeitersparnis.
Wie sich das für Ihre Einrichtung überschlagen lässt, können Sie mit dem KI-Automatisierungs-ROI-Rechner durchspielen — mit Ihren eigenen Zahlen zu Stunden und Aufwand, ehrlich gerechnet.
Häufige Fragen zur Dienstplanung in der Pflege
Funktioniert das für ambulante und für stationäre Pflege?
Ja. Für stationäre Einrichtungen liegt der Fokus auf Stations- und Schichtbesetzung mit Fachkraftquote, für ambulante Dienste kommt die Tourenplanung dazu. Wir bauen das System passend zu Ihrer Versorgungsform.
Können wir unsere Fachkraftquote und Mindestbesetzung hinterlegen?
Ja. Qualifikationen, Quoten und Mindestbesetzung pro Schicht und Station hinterlegen wir als Regeln. Das System zeigt sofort, wenn ein Plan diese Vorgaben nicht erfüllt.
Wie hilft das System bei einem Krankheitsausfall?
Es schlägt Ihnen verfügbare, qualifizierte Personen vor, die nicht in der Ruhezeit sind, und berücksichtigt Springer und Pool-Kräfte. Sie sehen sofort, wer eine Schicht nachbesetzen kann, und entscheiden mit einem Klick.
Müssen wir Excel komplett aufgeben?
Sie lösen Excel durch eine Web-App ab, die mehr kann und nichts verliert. Bestehende Daten übernehmen wir, wo es sinnvoll ist. Vorhandene Systeme — etwa zur Abrechnung oder Zeiterfassung — binden wir per Systemintegration an.
Sieht das Team seinen Dienstplan auch mobil?
Ja. Ihre Mitarbeitenden sehen ihren aktuellen Plan jederzeit im Browser auf dem Smartphone, erfassen Verfügbarkeiten und tauschen Schichten — mit Freigabe durch die Leitung.
Werden die Personaldaten datenschutzkonform verarbeitet?
Ja. Der Schutz Ihrer Personal- und Klientendaten nach DSGVO ist Standard, nicht Sonderausstattung. Auf Wunsch laufen die Systeme auf Servern in Deutschland, mit klaren Rollen und Zugriffsrechten.
Auch für andere schichtgetriebene Branchen
Die Regeln unterscheiden sich, das Prinzip bleibt: eine Einsatzplanung nach Maß statt Standard von der Stange. Neben der Pflege bauen wir die Dienstplanung für die Gastronomie und die Dienstplanung für Sicherheitsdienste.
Lassen Sie uns über Ihren Dienstplan sprechen
Sie sehen am besten in einer Live-Demo, wie Ihre Dienstplanung Pflege künftig aussehen kann — mit Ihren Schichten, Ihrer Fachkraftquote und Ihren Touren. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, was Ihr Betrieb wirklich braucht. Geschäftsführer Serkan Parlak begleitet das persönlich.