Dienstplanung in der Gastronomie: Schluss mit Excel, WhatsApp und Last-Minute-Chaos
In der Gastronomie und Hotellerie entscheidet die Besetzung über den Abend. Ein voller Laden, zwei kranke Aushilfen, ein Schichtleiter, der per WhatsApp Ersatz organisiert, und am Monatsende ein Stundenzettel-Berg, der nicht aufgeht: So sieht Dienstplanung in vielen Betrieben aus. Wir bei Onterion AI bauen Ihnen ein System, das diesen Alltag trägt — eine maßgeschneiderte Dienstplan Software für Ihren Betrieb, kein Standardtool von der Stange.
Unsere Speerspitze ist die digitale Einsatz- und Schichtplanung. Für Restaurants, Hotels, Bars, Cafés und Catering bedeutet das: Schichtplanung Gastronomie, die zu Ihren Stoßzeiten, Ihren Stationen und Ihren Aushilfen passt — und nicht umgekehrt.
Die typischen Schmerzpunkte im Gastro-Dienstplan
Gastronomie ist nicht wie ein Büro mit festen Schichten. Genau deshalb scheitern Tabellen und Zettel hier besonders schnell:
- Stoßzeiten richtig besetzen: Freitagabend, Hochzeit am Samstag, ruhiger Montag — der Bedarf schwankt enorm. Wer pauschal plant, hat mal zu viele Hände, mal zu wenige.
- Kurzfristige Ausfälle: Eine Krankmeldung um 16 Uhr, und der Abend wackelt. Das händische Suchen nach Ersatz kostet Nerven und Zeit.
- Aushilfen, Minijobber und Stammkräfte: Unterschiedliche Verträge, Stundengrenzen und Verfügbarkeiten müssen unter einen Hut — sonst drohen überschrittene Minijob-Grenzen oder unbesetzte Stationen.
- Trinkgeld und Zuschläge: Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge wollen sauber abgerechnet, Trinkgeld fair zugeordnet sein. Streit ums Geld vergiftet das Team.
- Stundenzettel und Nacherfassung: Notizen auf Papier, Korrekturen im Kopf, am Monatsende mühsames Abtippen für die Lohnabrechnung.
- Faire Verteilung: Wer bekommt die guten Schichten, wer immer den späten Abräumdienst? Ohne Transparenz entsteht das Gefühl von Willkür.
Wie unsere maßgeschneiderte Lösung Ihren Betrieb entlastet
Wir entwickeln keine generische App, sondern bauen das System um Ihre Abläufe herum. Je nach Bedarf entsteht daraus Ihre eigene Personaleinsatzplanung Software mit den Funktionen, die in der Gastronomie wirklich zählen:
Planen nach echtem Bedarf statt Bauchgefühl
Hinterlegen Sie Stationen, Schichtmuster und typische Auslastung — etwa nach Wochentag, Reservierungslage oder Event. Die Planung schlägt passende Besetzungen vor, statt dass Sie jede Woche bei null anfangen. Vorlagen für wiederkehrende Wochen sparen zusätzlich Zeit. So lösen Sie Excel als Dienstplan durch eine Web-App ab, die mitdenkt.
Krankheitsausfall in Minuten nachbesetzen
Fällt jemand aus, erkennt das System, wer verfügbar ist, qualifiziert ist und keine Arbeitszeitregel verletzt — und benachrichtigt die passenden Mitarbeitenden direkt. Aus dem hektischen Telefonieren wird ein klarer Vorschlag. Genau dafür ist die Funktion Krankheitsausfall-Schicht nachbesetzen gebaut.
Schichttausch ohne Chaos
Mit einer integrierten Schichttausch-App bieten Mitarbeitende Schichten an und übernehmen sie selbst — natürlich erst, nachdem das System Qualifikation, Stundenkonto und Ruhezeiten geprüft hat und Sie freigeben. Der Plan bleibt jederzeit aktuell, für alle sichtbar.
Zeiterfassung, Zuschläge und Stundenzettel digital
Wir koppeln Plan und Realität: Ein- und Ausstempeln, Ist-Stunden, Sonn- und Feiertagszuschläge, Nachtarbeit — alles erfasst und vorbereitet für die Lohnabrechnung. Der Stundenzettel-Berg verschwindet, die Daten lassen sich exportieren oder per Systemintegration an Ihre Lohn- oder Kassensoftware übergeben.
Überblick in Echtzeit
Ein operatives Cockpit zeigt Ihnen über alle Standorte hinweg: Wer ist heute im Dienst, wo fehlt jemand, wie stehen die Stunden? Bei mehreren Häusern behalten Sie zentral den Überblick, ohne in jedem Betrieb einzeln nachzufragen.
Arbeitszeitgesetz und faire Verteilung — eingebaut, nicht nachträglich geprüft
Gerade in der Gastronomie mit langen Abenden und kurzen Wenden ist das Arbeitszeitgesetz ein echtes Risiko. Wir bauen die Regeln direkt in Ihre Planung ein, sodass der Dienstplan Arbeitszeitgesetz-konform entsteht — und Verstöße auffallen, bevor sie im Plan stehen:
- Ruhezeiten zwischen Spätschicht und nächstem Frühdienst werden geprüft.
- Pausen und Höchstarbeitszeiten fließen in die Vorschläge ein.
- Mindestbesetzung je Station und Schicht lässt sich hinterlegen, damit kein Posten unbesetzt bleibt.
- Faire Verteilung von beliebten und unbeliebten Schichten wird sichtbar und nachvollziehbar.
- Konflikterkennung warnt bei Doppelbelegungen und überschrittenen Stundengrenzen, etwa bei Minijobs.
Ihre Daten werden dabei selbstverständlich DSGVO-konform verarbeitet — das ist für uns Standard, kein Sonderfeature.
Was sich im Gastro-Alltag rechnet
Eine eigene Dienstplan-Software ist eine Investition — und sie soll sich lohnen. In der Gastronomie entsteht der Nutzen an konkreten Stellen: die Stunden, die die Schichtleitung Woche für Woche in Planung und Ausfall-Telefonate steckt, die überzähligen Hände an ruhigen Tagen, die verlorene Marge durch Unterbesetzung an Spitzentagen und der Aufwand für Stundenzettel am Monatsende. Wer diese Punkte in den Griff bekommt, gewinnt Zeit und schont die Marge.
Wie groß der Hebel bei Ihnen ist, hängt an Ihrer Größe, Ihren Häusern und Ihrer Personalstruktur. Eine erste Orientierung liefert der KI-Automatisierungs-ROI-Rechner: Er zeigt eingesparte Stunden, jährliche Einsparung und Amortisationszeit — ehrlich gerechnet mit Ihren eigenen Werten.
Warum Onterion AI
Onterion AI ist ein operatives Software-Studio aus Essen, das bundesweit umsetzt. Geschäftsführer Serkan Parlak und sein Team bauen individuelle Unternehmenssoftware für den planungs- und personalintensiven Mittelstand. Statt Sie in ein fertiges Produkt zu zwängen, entwickeln wir die Einsatzplanung nach Maß für Ihren Betrieb — vom ersten Gespräch über eine schlanke erste Version bis zum laufenden System. Mehr über unsere Arbeitsweise erfahren Sie auf der Seite Einsatz- und Schichtplanung.
Sie steuern nicht nur Gastronomie, sondern auch andere schichtgetriebene Bereiche? Wir bauen ebenso die Dienstplanung für die Pflege und die Dienstplanung für Sicherheitsdienste — jeweils mit den Regeln, die dort gelten.
Häufige Fragen zur Dienstplanung in der Gastronomie
Brauchen wir dafür eine fertige Software?
Nicht zwingend. Wenn ein Standardtool zu Ihren Abläufen passt, binden wir es an. Wenn nicht — und das ist in der Gastronomie oft der Fall — bauen wir genau die Lösung, die zu Ihren Stationen, Schichtmustern und Verträgen passt.
Funktioniert der Dienstplan auch auf dem Smartphone?
Ja. Ihr Team sieht den aktuellen Plan im Browser auf dem Handy, meldet Verfügbarkeiten, bietet Schichten zum Tausch an und stempelt mobil ein und aus.
Können wir Aushilfen, Minijobber und Stammkräfte unterschiedlich behandeln?
Ja. Verträge, Stundengrenzen, Qualifikationen und Verfügbarkeiten werden je Person hinterlegt. Die Planung berücksichtigt das automatisch und warnt, bevor zum Beispiel eine Minijob-Grenze überschritten wird.
Werden Zuschläge und Trinkgeld berücksichtigt?
Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge erfassen wir regelbasiert und bereiten sie für die Lohnabrechnung vor. Trinkgeld-Verteilung lässt sich nach Ihren Regeln abbilden, damit es im Team fair und nachvollziehbar zugeht.
Lässt sich unsere Kassensoftware anbinden?
Häufig ja. Wo eine sinnvolle Schnittstelle besteht, verbinden wir Dienstplan und Zeiterfassung mit Ihrer Kassen- oder Lohnsoftware, damit Daten nicht doppelt gepflegt werden. Was in Ihrem Fall möglich ist, klären wir im Erstgespräch.
Wie schnell ist so ein System einsatzbereit?
Wir starten meist mit einer fokussierten ersten Version für Ihren wichtigsten Anwendungsfall und erweitern von dort. Den konkreten Rahmen klären wir im Erstgespräch — ehrlich und ohne erfundene Versprechen.
Lassen Sie uns über Ihren Dienstplan sprechen
Sie sitzen in Essen, im Ruhrgebiet, in NRW oder bundesweit? Wir zeigen Ihnen in einer Live-Demo, wie eine maßgeschneiderte Planungs-App für Ihren Betrieb aussehen kann — und besprechen Ihre Abläufe konkret.